회사를 다니면서 다양한 종류의 보고서를 만들고, 읽게 된다. 현재의 혁신을 추진하는 많은 기업들은 스마트하게, 종이 없는 사무실을 만들어야 한다고, IT를 적극적으로 활용하여 어쩌고 저쩌고 떠들어 대는데, 가장 핵심을 놓치고 있는 경우가 많다. 그것은 내용이다. 이 번에 읽은 책들은 일관성 있게 보고서를 잘 작성하는 법에 대해서 말하고 있다. 보고서는 소설이 아니다. 보고서는 보고를 받는 사람이 보고 나서 무릎을 탁 치며 일어서게 하는, 읽는 게 아니라 보는 것으로 만들어야 한다는 것을 새삼 알게 되었고, 직원들에게 회람을 돌리고 있다. 내용을 정리하는 요령(?) 보고 받는 사람이 원하는 것을 찾아내는 방법, 문제에 대한 근본적인 원인을 찾아내는 방법 5WHY, 추진해야 할 과제를 정의 하는 방법 5WHAT, 과제를 추진 하는 방안 5HOW, 등 많은 방법을 제시하지만, 보고서를 잘 작성하기 위하여 제일 먼저 해야 할 일은, 일단 손으로 적는 것이다. 요즘 젊은 사람들은 손 글씨가 약하기 때문에 보고서를 작성하라고 하면, 백지로 된 파워포인트를 띄워놓고 팔짱을 끼고 고민하는 것부터 시작한다. 반면에 나는, 일단 이면지를 꺼내 펼쳐놓고 연필 한 자루를 꺼내놓고 시작한다. 나는 지금도 직원들에게 강조한다. 적자생존, “적는 자 만이 생존한다”라고…… 주제가 정리되지 않으면 일단 적어놓고 이래저래 그루핑을 하고, 쪼갤 수 있을 때까지 쪼개어, 중복되는 부분과 누락되는 부분이 없는지(MECE) 확인하여 중복되는 부분은 과감히 지워나가다 보면 정리가 되고…….6하원칙에 근거하여 빠진 것이 없는지 확인하며 정리를 하라고……
그러나 누군들 내 마음과 같이 일을 할 수 있으랴…… 많은 직원들은 그저 자기의 생각을 주저리주저리 늘어 놓기만 하고, 무슨 말인지 알 수가 없을 때, 한마디 던진다. “그래서, 이 보고서에서 하고 싶은 말이 뭐지?” 라고……. 그러면 직원들이 대답한다 “하라고 해서 했는데요…….”라고. 그래서 또 묻는다. “그럼, 여기 적힌 내용 중에서 내가 알고 있어야 할 것은 무엇인가?”, “여기 다 적었는데요, 읽어보시면 되는데요…….” 이런 식이다. 그래서 30자 이내로 요약을 하라고 하고, 왜 그렇지?라고 몇 번을 물어보면 그제서야 자기가 빠트린 내용이 무엇인지 알겠다고 한다.
책에는 위와 같은 이야기들이 사실감 있게 그려져 있다. 그래서 나는 직원들이 빨리, 여러 번 이런 책들을 많이 읽어서 보고서를
빨간 펜으로 첨삭하는 일이 조금이라도 줄어들기를 기대한다
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